Учет финансов. Обзор популярных программ

Сергей Иванов аватар
Сергей Иванов © информационный портал Финансы.Asia
0 25 Августа 2009 | 18:37

Насколько эффективны существующие программы финансового учета? Действительно ли они помогают избежать ненужных трат и более рационально распоряжаться имеющимися средствами или они не имеют практической ценности? Попробуем ответить на этот вопрос, рассмотрев некоторые из них.

Программы финансового учета могут быть использованы не только при ведении домашнего хозяйства, но и для нужд небольшого бизнеса. Поэтому рассматривать их мы будем с двух точек зрения: с точки зрения домохозяйки и предпринимателя, ведущего свой малый бизнес. Будут ли они одинаково эффективны в обоих этих случаях? Многие предприниматели, имеющие свое небольшое дело, ведут бухгалтерский учет традиционными способами, считая, что для того объема счетов, который связан с деятельностью небольшой компании, этого вполне достаточно.

Стоит ли вводить данные в компьютер, изучать специальную программу, да и просто покупать бухгалтерские программы, думают они. Человеку, не имеющему опыта в данном виде деятельности, поначалу бывает довольно сложно ничего не упустить и внести все данные, как говорится, до копейки – ведь в противном случае корректного результата ждать не приходится. На первых порах это может отнять довольно много времени. Однако со временем, привыкнув тщательно фиксировать с помощью компьютера все движения финансовых средств, предприниматель на собственном опыте может убедиться, насколько это удобно.

Для тех, кто проявит определенную настойчивость, программа финансового учета становится большим подспорьем и неотъемлемой частью ведения бизнеса. Большое удобство таких программ состоит в том, что они имеют облегченную версию для мобильных платформ. Это дает неоценимую возможность вносить все расходы прямо на месте, не дожидаясь того момента, когда можно будет добраться до своего ПК. А окончательные расчеты выполняются уже на компьютере, где установлена основная программа. Данные с КПК перенести в него очень просто: достаточно подключить устройство к компьютеру, который сам считывает данные, вносит их в свою базу и производит окончательный расчет.

Программа учета финансов

Как показывает практика, всего через несколько месяцев после начала работы с программой финансового учета даже человек, не имеющий никакого опыта в ведении бухгалтерии, начинает отлично разбираться в тонкостях ведения бюджета своего бизнеса. Удобство подобных программ заключается в том, что состояние дел можно видеть в любой момент времени. ПО дает возможность работать с несколькими счетами, с электронными кредитными картами, расчеты при необходимости ведутся в нескольких валютах, которые автоматически переводятся одна в другую. Имеется функция предоставления биржевых сводок, программа сама напомнит о том, что настало время очередного платежа. Но главное преимущество подобных программ заключается в том, что они дают возможность наглядно увидеть, откуда приходят и куда уходят средства – последнее особенно важно для любого бизнесмена. Небольшие и, казалось бы, необременительные расходы в конце отчетного периода превращаются во внушительные суммы, заставляя задуматься – а были ли они так уж необходимы? К примеру, расходы на транспорт. Привыкнув пользоваться личным автомобилем, предприниматели подчас и не предполагают, что это далеко не всегда оправданно с точки зрения экономии. Подсчитав расходы на бензин и вычислив среднюю ежедневную сумму, которая на него тратится, можно с удивлением узнать, что в некоторых случаях передвижение не только на общественном транспорте, но даже на такси может быть более выгодным.

Приложения позволяют также делать прогнозы, что, несомненно, имеет свою ценность при планировании дальнейшей стратегии развития бизнеса. Собирая данные о движении средств за определенный промежуток времени, программа производит анализ с помощью специального модуля и составляет примерный бюджет на определенное время вперед. Этот бюджет составляется не только на основе текущих данных – в него можно вводить новые переменные. К примеру, планируется закупка нового оборудования или расширение ассортимента выпускаемых товаров – все это добавляется в расчеты. Таким образом, бизнесмен получает возможность наглядно оценить предполагаемый доход от планируемых изменений и решить, стоит ли браться за реализацию новой идеи с финансовой точки зрения.

Как мы видим, предпринимателю программы финансового учета могут оказать поистине неоценимую помощь. А имеет ли смысл пользоваться ими при ведении семейного бюджета? Большинство семей со средним доходом постоянно имеют в наличии свободные деньги и в повседневной жизни ни в чем себе не отказывают. Однако, когда дело доходит до крупных покупок, денег всегда оказывается недостаточно – ситуация, знакомая очень многим семьям. А что, если попробовать оптимизировать расходы с помощью программы финансового учета – действительно ли в семье имеются ненужные расходы, которые вполне можно сократить? Стоит заметить, что разобраться с интерфейсом программы не составит труда любому человеку, мало-мальски знакомому с компьютером, и здесь обычно проблем не возникает. Гораздо больше сложностей испытает домохозяйка, столкнувшаяся с необходимостью вносить в программу абсолютно все семейные расходы, какими бы незначительными они ей ни казались. Приходится вырабатывать в себе привычку записывать буквально каждую мелочь – в этом помогают чеки, которые выдает сегодня большинство магазинов.

По окончании первого месяца использования программы домохозяйка, как правило, с удивлением замечает, что расходов было сделано гораздо больше, чем она привыкла думать. Анализируя наглядную картину за месяц, она может четко отследить, куда уходили деньги. Как признается одна их домохозяек, принявшая участие в тестировании программы, по окончании месяца она была буквально шокирована, осознав, что если бы семья избежала совершенно ненужных трат, она смогла бы приобрести на сэкономленные деньги телевизор!

Понятно, что сразу же приобрести привычку рационально тратить деньги вряд ли получится. Однако, постепенно снижая незапланированные траты в течение нескольких месяцев, семья может обзавестись наконец долгожданной стиральной машиной или музыкальным центром, при этом не снижая привычный уровень жизни. С помощью программы легко можно рассчитать, насколько обременительным для семейного бюджета станет покупка той или иной необходимой вещи в кредит.

Польза от программ финансового учета действительно имеется, и немалая. Однако здесь возникает другой вопрос: насколько надежны подобные программы и можно ли им полностью доверить свой бюджет. Нетрудно представить себе, какой ущерб нанесет неправильный подсчет семейному бюджету, вызванный использованием «пиратской» версии программы. А уж какими катастрофическими последствиями это обернется для деятельности компании, даже представлять не хочется. Совет здесь можно дать только один: не экономить и использовать только лицензионные программы бухгалтерии, тем более что цена на них доступна практически каждому. Действительно, вряд ли покупка ПО за 20-30 долларов будет обременительна для бюджета семьи даже со средним доходом.

Как мы видим, если речь идет о программах финансового учета, выбор заключается не в том, использовать их или не использовать: ответ в данном случае однозначен. Выбор состоит в том, чтобы из многообразия предлагаемого ПО подобрать оптимальный для себя вариант. Ну и конечно, не стоит ожидать чудес: эти программы, при всей своей полезности, вовсе не начнут зарабатывать для вас деньги, они только помогут разумно их потратить. Но, полагаясь на умную программу, некоторые усилия приложить все же придется: ведь отныне вам придется тщательно записывать и анализировать все свои траты. Деньги действительно любят счет – а сделать это с помощью специального программного обеспечения гораздо легче, чем записывая траты в огромный гроссбух.

Финансовый учет на практике

Рассмотрим некоторые из продуктов, которые предлагаются сегодня для учета финансов – возможно, это поможет вам определиться с выбором.

Family 2008
Разработчик: Sanuel Ltd. (www.sanuel.com)

Программа предназначена для планирования семейного бюджета. Первое, что привлекает внимание – приятный интерфейс, удобный для пользователя, и меню, которое не перегружено излишней детализацией. Панель инструментов пользователь настраивает по своему усмотрению. Для тех, кто пользуется программой впервые, большим подспорьем будет всплывающее окно с подсказкой, которое при желании можно отключить. Расходы и доходы представлены в виде текстовых документов, а также графических отчетов. Имеется функция напоминания о подошедших сроках платежей. Учитывать можно как финансы семьи в целом, так и финансы каждого ее члена по отдельности. Любой платеж легко найти в любой момент по базе данных.
К достоинствам этой программы можно отнести возможность ведения нескольких учетных записей, а также панель, настраиваемую под пользователя.

Домашняя Бухгалтерия
Разработчик: Keepsoft (www.keepsoft.ru)

Программа позволяет досконально контролировать персональную финансовую деятельность. Возможна работа в программе нескольких пользователей. Программа оперирует 5 видами валют. Проанализированные данные можно представить в виде графиков и вывести на печать. Поиск по базе данных облегчен наличием фильтров, данные можно экспортировать в 15 различных форматов, а также создавать их резервные копии или переносить данные на другой компьютер. Сходство интерфейса с привычным Windows XP позволяет легко ориентироваться в программе даже неопытным пользователям.
Достоинства программы – мультивалютность, возможность экспорта данных.

Money Tracker
Разработчик: DominSoft (www.dominsoft.ru)

Удобная утилита для структуризации доходов и расходов. Данные можно группировать по периодам времени, по отдельным статьям бюджета и др. Домашние хозяйки, безусловно, оценят возможность группировать расходы по отдельным категориям – расходы на еду, одежду, отдых и др. Это поможет оптимизировать затраты по каждой группе. При необходимости данные экспортируются в формат Excel. Имеется функция напоминания о платежах.
Достоинства программы – мультивалютность, группировка расходов по категориям.

Personal Money
Разработчик: Сергей Крапивный (www.skinnet.h15.ru/personal_money_he.htm)

Отличная программа для тех, кто не имеет ни малейшего представления о бухгалтерском учете, с понятным интерфейсом и отсутствием специальной терминологии. Имеется возможность ведения расчетов в нескольких валютах и их конвертации с учетом существующего курса. Информация может быть представлена в виде графиков и диаграмм, экспортирована в Excel или выведена на печать. Все вносимые изменения отражаются в журнале. Имеются кредитный и депозитный калькулятор, которые настраивает сам пользователь, а также возможность синхронизировать базы данных.

Достоинство программы – наличие калькуляторов.


Информационный портал "Finansy.asia"