Расчет отпускных - важная задача бухгалтера

Сергей Иванов аватар
Сергей Иванов © информационный портал Финансы.Asia
4 28 Мая 2010 | 10:36

Для каждого сотрудника компании одним из важных стимулов в работе является законный отпуск. Продолжительность отпуска определяется законодательством с учетом особенностей предприятий или организаций. Например, коммерческие компании предоставляют отпуск на двадцать восемь рабочих дней, а медицинские государственные учреждения могут предоставить своим сотрудникам право отдыха на тридцать пять - сорок дней.

Каждый работодатель, будь то государственный или частный, обязан предоставлять своим постоянным сотрудникам отпускные дни. Если сотрудник только оформился на работу, то его право на отпуск наступит через шесть месяцев. Если человек проработал в организации чуть менее шести месяцев, то в момент увольнения ему могут выплатить средства, которые он не израсходовал на отпускные дни. За расчет отпускных, как правило, отвечает бухгалтер, который делает это профессионально и с учетом всех законодательных изменений. Бухгалтер в своих расчетах руководствуется Трудовым кодексом Российской федерации статья 114, в котором подробнейшим образом расписаны все правила предоставления отпуска, пример расчета отпускных, а также минимальная продолжительность ежегодного отпуска. Все изменения в вопросе расчета отпускных своевременно доводятся до бухгалтеров, занимающихся непосредственно расчетом отпускных.

Каждый сотрудник компании или предприятия имеет право на отпуск. Если в советские времена чаще всего люди отдыхали в течение тридцати рабочих дней, то сегодня отпускные в минимальном количестве двадцать восемь дней могут быть разделены на два этапа. То есть, сотрудник может взять отпуск два раза в год и отдыхать в течение четырнадцати дней за один отпуск. Трудовой кодекс учитывает моменты, связанные с наличием детей, работой на вредном производстве и другие факторы, которые могут увеличить количество отпускных дней сотрудника. Если у сотрудника возникают непредвиденные ситуации, связанные с трагедией в семье или другими событиями, он может в письменном виде обратиться к руководству своей компании и попросить дополнительное время для отпуска. Как правило, руководство идет навстречу сотрудникам и такой отпуск оформляется за свой счет. Плановый отпуск выплачивается в размере средней заработной платы, которая рассчитывается по конкретным бухгалтерским схемам.

Сам расчет отпускных бухгалтер должен произвести не позднее трех рабочих дней до начала отпуска. Этот пункт освящен в Трудовом кодексе под пунктом 136. А Постановление Правительства под номером 213 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы», принятое 11 апреля 2003 г., определяет порядок расчета среднего заработка работника, для которое рассчитываются отпускные. За основу расчета средней заработной платы берутся все выплаты, которые производились сотруднику, собирающемуся в отпуск. Средняя заработная плата рассчитывается исходя из данных за последние три месяца, которые суммируются и используются, как первый этап расчетов отпускных.
Постановление Правительства под номером 213 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы» предлагает брать за основу только доходы сотрудника. А такие виды выплат, как материальная помощь, кредит или дивиденды не учитываются при расчете среднемесячной заработной платы.

Для расчетов опытные бухгалтера использует следующую формулу:

Средний заработок в день:
Сумма, которую получил сотрудник за последние три месяца умножается на три и делится на коэффициент 29,6.

Расчет отпускных:

Средний заработок в день умножается на количество отпускных дней.

Так как отпускные - это тоже разновидность дохода, с них тоже необходимо оплачивать налоги, согласно Российскому законодательству. Об этом гласит Налоговый кодекс Российской Федерации в своей статье под номером 226 пункт 1. Бухгалтер вычитает тринадцать процентов с облагаемой суммы и выдает на руки отпускные с необходимыми вычетами. Денежные средства в виде налоговых отчислений бухгалтер обязан перечислить не позднее одного дня с момента получения в банке отпускных для выдачи сотруднику. На отпускные денежные средства в обязательном порядке начисляется единый социальный налог, а также производятся выплаты в обязательное пенсионное страхование и производятся отчисления в обязательное социальное страхование, материально защищающее при несчастных случаях и получении травм непосредственно на производстве.

Отпускные значительно уменьшают облагаемую налогом прибыль, о чем гласит п.7 ст.255 Налогового кодекса. Поэтому начисление Единого социального налога и прочих выплат способствуют действительному уменьшению прибыли, облагаемой налогом.

Как ведется бухгалтерский учет отпускных.

Каждый бухгалтер при расчете отпускных руководствуется своим опытом и Трудовым кодексом. Для того, чтобы отчитаться в результатах своей работы, ему необходимо знать все виды проводок, которые используются в расчете отпускных. Если предприятие заранее не создает резервный фонд, предназначенный для выплат отпускных сотрудникам, то в графе Дебет отражаются проводки под номерами 20, 25, 26, 44, а в разделе Кредит соответственно 70, 69. Дебет зависит от того, работникам каких подразделений производится расчет отпускных.

Когда отпускные выплачиваются, то бухгалтер делает следующую запись: Дебет 70 - Кредит 50. Одновременно проводится проводка Дебет 70 - Кредит 68, которая отражает удержание НДФЛ.
Если руководители компании приняли решение создавать запасной резервный фонд, который будет аккумулировать финансовые средства с целью дальнейших выплат отпускных, то отчетность ведется следующим образом: Дебет 20, 25, 26, 44 Кредит 96. Расходы на оплату отпусков списываются с резервного счета и операция проводки выглядит следующим образом: Дебет 96 - Кредит 70, 69.
Сама выплата отпускных ничем не отличается от выплат, осуществляемых без помощи резервного фонда.

Любой расчет отпуска производится только в календарных днях. Если на период отпуска попадают нерабочие и праздничные дни, то такие дни не берутся в расчет отпускных и не оплачиваются. Каждый сотрудник о своем отпуске должен знать не позднее чем за две недели. Чтобы бухгалтер смог своевременно рассчитать и начислить отпускные, сотруднику необходимо написать заявление установленного образца, которое содержит просьбу о предоставлении очередного отпуска. После того, как это заявление подписывает начальник, оно уходит в бухгалтерию для дальнейшей обработки. Отпускные могут выдаваться наличными и безналичным расчетом. Эти вопросы решаются в индивидуальном порядке и только в бухгалтерии.

Отпускные дают сотруднику возможность полноценного отдыха без потери рабочего места и уровня заработной платы. Если сотрудник не желает воспользоваться своим правом на отпуск, то отпускные ему выплачивают в качестве денежных средств от неиспользованного отпуска, что никоим образом не противоречит законодательству.

(c) Информационный портал Finansy.asia